Contribuabilii carora li se aplica cerintele de aplicare e-Factura trebuie să fie informati ca factura electronică (respectiv "e- factura") va deveni obligatorie începând cu 1 ianuarie 2024, conform Legii 296/2003 adoptata si publicata in Monitorul Oficial in data de 27.10.2023.

Aceste prevederi se vor aplica tuturor entitatilor de pe teritoriul României, inclusiv tranzacțiilor B2B, B2G, precum și tranzacțiilor efectuate de nerezidenți.

E-Factura este un sistem electronic care permite încărcarea, stocarea și descărcarea facturilor, prin utilizarea SPV-ului entităților prin intermediul platformei ANAF. Implementarea sistemului de e- Factura la nivel național nu vizează doar digitalizarea metodei de facturare, ci mai mult, este considerată un instrument de prevenire și combatere a evaziunii fiscale, precum și de monitorizare în timp real a facturilor emise între operatorii economici.

Cum se va diferenția procesul de e-Factura de facturile fizice?

e-Factura nu este echivalentă cu factura online, cu alte cuvinte, o factură PDF trimisă clienților prin e-mail nu reprezintă o factură electronică. e-Factura nu înseamnă doar emiterea facturilor în format electronic, ci presupune generarea fișierului XML care conține elemente obligatorii, care este transmisă către ANAF, folosind contul SPV.Elementele specifice ale facturilor electronice sunt ștampila in timp util și semnătura electronică.

Astfel, vor dispărea atât facturile fizice, cât și cele în Excel/Word sau cele scrise de mână, iar factura originală este considerată fișierul de tip XML însoțit de sigiliu electronic al Ministerului de Finanțe..

Ce trebuie să facă companiile înainte de data implementării?

⮚ Să se asigure că entitățile dispun de SPV.

⮚ Atât emitentul, cât și destinatarul facturilor trebuie să se înregistreze pe platforma RO e-Factura. Înregistrarea se va face începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii. Înregistrarea este opțională doar până la 31 Decembrie 2023, urmând să devină obligatorie de la 1 ianuarie 2024.

⮚ Să obțină un program de facturare integrat cu RO e-Factura care să permită entităților să trimită automat facturi, SAU.

⮚ Să utilizeze în continuare programul de facturare, de care dispun deja, dar să se asigure că acesta este un program integrat cu sistemul național de facturare electronică RO e-Factura.

Care sunt principalele etape pentru emiterea unei e-facturi pe platforma RO e-Factura?

PASUL 1 - Entitățile emit facturile în format electronic în conformitate cu formatul XML predefinit.

PASUL 2 - După generarea fișierului XML, entitățile îl încarcă pe platforma RO e-Factura, fie:

⮚ Manual, prin accesarea SPV și adăugarea individuală a acestora, sau

⮚ Automat, din programul de facturare, dacă acesta este integrat cu RO e-Factura.

PASUL 3 - Dacă facturile respectă standardele și formatul cerut, se aplică sigiliul Ministerului Finanțelor, iar factura este trimisă destinatarului. În termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturilor electronice, entitățile trebuie să încarce facturile electronice pe platforma RO e-factura.

PASUL 4 - Firma destinatară este notificată cu privire la factura primită și informată că aceasta poate fi descărcată de pe SPV.

Nerespectarea cerințelor privind e-factura, cum ar fi întârzierea sau neînregistrarea în sistemul RO e-Factura, transmiterea incorectă sau netransmiterea e-facturilor în sistemul RO e-Factura, va implica din perspectiva autorităților fiscale nu numai factori de risc cantitativi, sub forma amenzilor și penalităților ci mai ales factori de risc calitativ, cum ar fi: refuzul la plată al facturilor electronice de către partenerii de afaceri, interpretarea ca neoriginale a facturilor emise pe suport de hârtie cu implicațiile corespunzătoare, precum și considerarea TVA nedeductibilă pentru beneficiar etc.

Echipa TGS România vă poate oferi sprijin în definirea procesului de facturare electronică, precum și în pregătirea facturilor electronice pentru entități, urmând apoi pașii de transmitere a acestora.

Sfătuim entitățile, care sunt obligate până la 01.01.2024 să implementeze e- factura, să planifice implementarea acestui proces în timp util și cu diligență pentru a evita blocajele inutile și întârzierile în respectarea termenului.

Pentru entitățile aflate deja în proces de implementare sau în etapa finală putem oferi suportul pentru testarea funcționalității de e-facturare.

Pentru mai multe detalii și consultanță cu privire la acest subiect important, vă rugăm să ne contactați:

Mihaela Rosu, Partner BPO & Tax TGS Romania m.rosu@tgs-romania.com

Cristian Faica, Senior Tax Manager TGS Romania c.faica@tgs-romania.com