Inventarul anual al patrimoniului

Care este domeniul de aplicare al inventarului patrimoniului?

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ, pasiv și capital propriu și a Legii contabilității 82/1991, scopul inventarierii este acela de a stabili existența elementelor de activ, pasiv și capital propriu ale societății, fie că este vorba de valoarea cantitativă, fie că este vorba exclusiv de valoare. De asemenea, prin inventariere, societatea obține informații despre activele și valorile deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice.

The inventarul este esențial pentru prezentarea fidelă a poziției financiare și a performanței exercițiului financiar respectiv.

Cine are responsabilitatea de a organiza inventarul?

Inventarul anual al activelor, pasivelor și capitalurilor proprii se efectuează de obicei la sfârșitul exercițiului financiar și angajează următoarele persoane responsabile de acest proces:

Administrator, care:

• numește, prin decizie scrisă, comitetul de inventariere
• indică procedurile de efectuare a inventarului, metoda de inventariere utilizată, locațiile și calendarul de desfășurare a inventarierii
• aprobă procedurile de inventariere formalizate, care sunt ulterior comunicate comitetului de inventariere
• asigură condiții de lucru adecvate pentru comisia de inventariere
• decide cu privire la rezultatul final al inventarului, după ce a obținut concluziile departamentelor financiar și juridic cu privire la rezoluția propusă

Obligațiile comitetului de inventariere, care:

• afișarea programului de inventariere și a orarului într-un loc vizibil
• să identifice toate locațiile în care trebuie numărate mărfurile
• să verifice dacă toate instrumentele și dispozitivele de măsurare sau de cântărire sunt în stare bună de funcționare
• să obțină de la gestionarul de inventar o declarație scrisă, înainte de începerea procedurii de inventariere, referitoare la organizarea administrării inventarului de către acesta.
• sigilează spațiile de depozitare, în prezența gestionarului de inventar, ori de câte ori operațiunile de inventariere sunt întrerupte, iar gestionarul de inventar este absent
• bifează, datează și semnează bonurile de magazie, după efectuarea ultimei operațiuni de inventariere
• să verifice banii din registrul de casă și să determine încasările în numerar din ziua respectivă
• sigilează depozitele în cazul în care gestionarul de inventar nu este prezent la data și ora stabilite pentru începerea operațiunilor de inventariere și comunică acest lucru comisiei de inventariere sau administratorului societății
• să se asigure că listele de inventariere sunt semnate pe fiecare pagină de către președintele comisiei de inventariere și membrii acesteia, de către managerul de inventariere, precum și de către experții tehnici solicitați de președintele comisiei pentru a participa la inventariere
• se asigură că gestionarul de inventar menționează pe ultima pagină a listelor de inventar dacă toate bunurile și valorile monetare aflate în administrarea sa au fost numărate și înregistrate pe aceste liste în prezența sa, precum și obiecțiile sale, dacă este cazul
• analizează obiecțiile și documentează concluziile finale pe listele de inventariere
• prezintă administratorului societății recomandările în termen de șapte zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere.

Cum se efectuează numărarea stocurilor?

Principalele proceduri pe care entitățile trebuie să le aibă în vedere la realizarea inventarului patrimoniului conform OMFP nr. 2.861/2009, sunt sintetizate mai jos.

Proceduri de inventariere

Imobilizări necorporale și imobilizări necorporale în curs de execuție

În timpul efectuării inventarului, comisia de inventariere va solicita accesul la actele de proprietate sau la alte documente legale care atestă drepturile legale asupra brevetelor, licențelor, mărcilor comerciale și a altor active necorporale, pentru a dovedi existența fizică a activelor necorporale.

Active corporale

Terenuri - Pentru inventarierea parcelelor de teren, comisia de inventariere trebuie să obțină toate documentele justificative pentru certificarea proprietății acestora

Alte active corporale și investiții puse integral sau parțial în funcțiune, dar nerecunoscute ca imobilizări corporale în evidențele contabile ale întreprinderii

• Inventarul clădirilor constă în identificarea acestora pe baza actelor de proprietate și a fișelor tehnice.
• În cazul în care Societatea se află în curs de finalizare a unor lucrări de modernizare sau reparații ale clădirilor, instalațiilor, utilajelor, echipamentelor, mijloacelor de transport și altor active, inventarierea acestora constă în inspecția fizică la fața locului, a stadiului existent al lucrărilor
• Ulterior, comisia de inventariere înregistrează rezultatele într-o listă de inventariere separată, care conține denumirea activelor care fac obiectul lucrărilor de modernizare sau de reparații, inclusiv valoarea determinată pe baza costului estimat din fișele de lucru și a costului real al lucrărilor deja efectuate.
• Bunurile aflate în administrarea instituțiilor publice se numără anual, cu excepția clădirilor, construcțiilor speciale și a altor bunuri aflate în administrarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare, care se numără o dată la 3 ani.

Atât în cazul imobilizărilor corporale, cât și al altor active provizionate pentru depreciere, listele de inventariere vor include valoarea contabilă a acestora, mai puțin provizionul pentru depreciere și depreciere la data inventarierii, pentru a fi comparată cu valoarea lor reală, determinată pe baza constatărilor faptice din timpul inventarierii fizice.

Imobilizări necorporale și corporale în curs de execuție

În timpul inventarierii imobilizărilor corporale și necorporale în curs de execuție, comisia de inventariere va menționa pe listele de inventariere denumirea fiecărui bun și valoarea aferentă, stabilită în funcție de stadiul de execuție și pe baza notelor de recepție, precum și în funcție de volumul lucrărilor efectuate la data inventarierii.

Comisia de inventariere trebuie să numere materialele și echipamentele care urmează să fie asamblate, dar nu și activele primite de la beneficiari.

Investiții abandonate

Investițiile care nu se mai execută, sunt suspendate sau abandonate sunt evidențiate pe listele de inventariere separate, menționându-se cauzele suspendării sau abandonului, aprobarea pentru suspendare sau abandon și următoarele acțiuni propuse în legătură cu aceste lucrări.

Imobilizări corporale deținute în afara entității

Imobilizările corporale care, în timpul inventarierii, nu există în interiorul entității, cum ar fi: nave, locomotive, vagoane, avioane, vehicule etc., pe termen lung, sau mașinile și echipamentele energetice, echipamentele și instalațiile de lucru, aparatele și instrumentele de măsură și control și mijloacele de transport trimise pentru a fi reparate în afara entității sunt contabilizate înainte de a ieși temporar din incinta entității. În caz contrar, aceste active ar trebui să fie confirmate în scris cu entitatea în care se află.

 Stocuri

• Inventarierea se face prin numărare, cântărire, măsurare sau tăiere în cuburi. Mărfurile păstrate în ambalajul lor original sunt deschise aleatoriu, iar această procedură va fi documentată în listele de inventariere respective
• Furnizorii de bunuri au obligația de a efectua numărarea bunurilor expediate, în timp ce entitățile beneficiare vor număra bunurile achiziționate care sunt furnizate, menționându-le în listele de inventariere separate.
• Producția în curs de desfășurare ar trebui, de asemenea, să fie luată în considerare. Printre acestea se numără produsele care nu au trecut prin toate etapele de prelucrare impuse de procesul tehnologic de producție, precum și produsele care, deși au fost realizate, nu au recepția tehnică finală sau nu au fost complet realizate cu toate piesele și accesoriile lor.

Bunurile existente în entitate și aparținând altor entități (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite pentru vânzare în consignație, pentru prelucrare etc.)

Acestea sunt numărate și evidențiate pe listele de inventariere separate, care conțin în principal informații despre primirea/livrarea lor. Proprietarul bunurilor, care poate fi o persoană fizică sau juridică, română sau străină, primește listele de inventar în termen de maximum 15 zile lucrătoare de la data încheierii inventarului, urmând ca în următoarele 5 zile lucrătoare să comunice eventualele neconcordanțe. În cazul în care identifică discrepanțe, entitatea deținătoare este obligată să clarifice și să reconcilieze diferențele și să comunice constatările sale proprietarului bunurilor, în termen de 5 zile lucrătoare de la data primirii notificării.

Companiile de leasing au obligația de a solicita utilizatorilor să furnizeze liste de inventariere a bunurilor care fac obiectul contractelor de leasing. Pe baza acestor informații, ei pot evalua și, respectiv, contabiliza rezervele sau reducerile aferente activelor. În cazul în care listele de inventar nu sunt furnizate de către locatar, societatea de leasing va putea să ajusteze deprecierea, pe baza prețurilor de piață disponibile la data inventarierii, ținând cont de caracteristicile bunului care face obiectul contractului de leasing (anul de fabricație, durata de viață)

Entitățile care dețin bunurile sunt obligate să efectueze inventarierea și să trimită listele de inventar pentru confirmare, precum și proprietarii acestor bunuri sunt obligați să solicite confirmarea pentru bunurile existente la terți.

Bunurile deținute de angajați la momentul inventarierii (echipamente, arme de serviciu, unelte etc.) sunt numărate și evidențiate în liste de inventariere distincte, cu precizarea persoanelor responsabile de păstrarea lor. În cazul în care aceste bunuri sunt păstrate pe evidențe separate pe departamente sau locuri de muncă, acestea vor fi centralizate și reconciliate cu datele primite din evidențele tehnice și operaționale, precum și cu cele obținute din evidențele contabile. 

Mărfuri depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mișcare sau greu de vândut, comenzi în curs, abandonate sau suspendate, precum și creanțele și obligațiile incerte sau contestate sunt numărate și enumerate pe fișe de inventar distincte.

Creanțe și datorii de la/către terți

Existența creanțelor și a datoriilor de la/către terți se realizează prin procesul de confirmare prin utilizarea extraselor de cont de creanțe și de datorii, cunoscute sub denumirea de "Extras de cont" sau pur și simplu prin utilizarea notelor de reconciliere formalizate schimbate între părți.

Confirmările efectuate în scopul extraselor de cont ar putea fi înlocuite cu declarații interne sau cu declarații externe periodice circulate între părți, dacă decontarea creanțelor și a datoriilor se efectuează de obicei pe baza acestor documente.

Numerar și echivalente de numerar

Numerarul la bănci sau la unitățile Trezoreriei Statului este inventariat prin compararea soldurilor înregistrate în contabilitatea societății cu soldurile existente în extrasele de cont emise de instituțiile de credit și unitățile Trezoreriei Statului în ultima zi a exercițiului financiar sau în ultima zi bancară.

Numerarul în lei și în valută existent în registrul de casă măruntă al societății este inventariat la data încheierii exercițiului financiar, după înregistrarea tuturor încasărilor și plăților din exercițiul financiar respectiv. Inventarierea se face prin reconcilierea soldurilor înregistrate în registrul de casă cu soldurile monetare și contabile.

Titlurile pe termen scurt și pe termen lung sunt contabilizate pe baza documentelor care atestă proprietatea lor, cum ar fi registrul acționarilor, documentele care atestă dobândirea sau acordarea gratuită a acestora.

Timbrele poștale, timbrele fiscale, tichetele de călătorie, tichetele de masă, tichetele cadou etc. sunt prezentate pe listele de inventar la valoarea nominală, cu excepția timbrelor cu valoare filatelică, care sunt realizate conform procedurii elaborate de administratorii societății. Cele expirate sau deteriorate sunt reflectate pe listele de inventar distincte.

Activele care nu au substanță materială, pasivele și capitalurile proprii sunt contabilizate pe baza unor situații analitice distincte, iar soldurile acestora sunt verificate în raport cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care sunt înregistrate în "Registrul de inventariere".

Cum se documentează rezultatul inventarului?

Rezultatele inventarierii sunt determinate prin compararea datelor identificate faptic și înregistrate în listele de inventar cu datele provenite din informațiile tehnice și operaționale și cu soldurile acestora existente în registrele contabile ale societății. Erorile identificate în cursul acestui proces trebuie corectate în dovezile operaționale. Ulterior, societatea concluzionează cu privire la rezultatul inventarierii prin compararea cantităților înregistrate în listele de inventar cu evidențele tehnico-operative disponibile pentru fiecare poziție.

Minutele de numărare a stocurilor

Comitetul de inventariere documentează rezultatul numărării stocurilor în procesul-verbal de numărare a stocurilor, care conține, în principal, următoarele câmpuri: data întocmirii procesului-verbal, membrii comisiei de inventariere, datele de identificare a deciziei de numire a membrilor comisiei de inventariere, depozitele numărate, datele de începere și de încheiere a operațiunii de inventariere, rezultatul și concluziile inventarierii, cauzele care au generat excedentele și minusurile, persoanele vinovate, precum și ajustările și acțiunile de remediere, volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile sau cu vânzări necontractate și recomandările pentru reintegrarea acestora în circuitul economic, propunerile de scoatere din funcțiune a imobilizărilor corporale și, respectiv, necorporale, provizionarea stocurilor și eventualele scăderi din gestiune a stocurilor de rebuturi; orice constatări privind întreținerea, depozitarea, conservarea activelor deținute, precum și alte aspecte legate de gestionarea stocurilor.

Registrele de inventar

Registrul de inventar reprezintă un document contabil obligatoriu, care cuprinde rezultatul inventarierii elementelor de activ, de pasiv și de capitaluri proprii, clasificate după natura lor în conformitate cu categoriile bilanțiere. Registrul de inventariere se întocmește pe baza listelor de inventariere, a proceselor-verbale de inventariere și a situațiilor analitice de inventariere, ca documente justificative ale fiecărui element din bilanț.

Registrul de inventariere este întocmit în timp ce se finalizează conturile de bilanț, inclusiv cele legate de impozitul pe profit și ajustările pentru depreciere sau depreciere.

Registrele de inventar și balanța de verificare constituie baza pentru întocmirea bilanțului, care va reflecta și rezultatele inventarierii.

Care sunt implicațiile contabile și fiscale ale inventarului și cum se reflectă acestea în contabilitatea societății?

Comitetul de inventariere determină valorile de inventariere fizică prin aplicarea principiului prudenței, ceea ce înseamnă că reducerile, deprecierile sau deprecierile vor ajusta aceste valori. În cazul în care valoarea de inventar este mai mare decât valoarea activului recunoscută în registrele contabile, comitetul de inventariere va evidenția aceste active la acea valoare deja recunoscută în contabilitate. În caz contrar, activele vor fi evidențiate în listele de inventar la valoarea de inventar.

Impactul contabil

• Identificarea ajustării pentru depreciere/deteriorare

Comisia de inventariere propune să se provizioneze pentru depreciere activele depreciate sau depreciate identificate în timpul procesului de inventariere sau să se înregistreze valoarea suplimentară a deprecierii, susținută de explicații referitoare la factorii care au cauzat deprecierea și deprecierea.

• Identificarea excedentelor privind gestionarea stocurilor

În cazul în care, în timpul inventarierii, comitetul de inventariere identifică excedente în gestionarea stocurilor, bunurile respective sunt evaluate și înregistrate în contabilitate la costul de achiziție, luând în considerare, de asemenea, prețul de piață la data identificării excedentului sau costul de achiziție al unor bunuri similare. Excedentele de active corporale și necorporale identificate în timpul inventarierii sunt recunoscute în contabilitatea societății ca subvenții pentru investiții. În cazul instituțiilor publice, în cazul în care comisia de inventariere identifică surplusul de bani mărunți, acesta se rambursează la bugetele de unde au fost finanțate conturile de bani mărunți.

• Identificarea minusurilor privind gestionarea inventarului

Bunurile lipsă identificate în timpul inventarierii sunt evaluate și înregistrate în contabilitate la valoarea lor contabilă. În cazul în care bunurile lipsă sau deteriorate din inventar pot fi reîncărcate persoanelor vinovate, administratorul societății trebuie să reîncarce bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire. În cazul în care bunurile lipsă pot fi reîncărcate persoanelor vinovate, dar nu sunt disponibile pentru achiziționare pe piață, valoarea reîncărcabilă este evaluată de către experții tehnici numiți de comisia de inventariere.

• Compensații între plusurile și minusurile identificate în ceea ce privește gestionarea stocurilor

Atunci când se determină valoarea deficiențelor, presupunând că deficiențele de gestionare a stocurilor nu sunt considerate fraudă, se ia în considerare posibilitatea de a le compensa cu surplusurile identificate, dacă sunt îndeplinite următoarele condiții.

Există un risc de confuzie între sortimentele aceluiași material, datorită asemănării în ceea ce privește aspectul lor: culoare, design, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente.

Diferențele în plus sau în minus identificate se referă la aceeași perioadă de gestiune a stocurilor și la aceeași gestiune.

Despăgubirea nu este permisă în cazul în care s-a dovedit că lipsurile identificate în inventar sunt rezultatul furtului sau al degradării bunurilor, respectiv din vina persoanelor responsabile cu gestionarea inventarului. Compensarea între plusurile și minusurile privind gestionarea inventarului se face exclusiv pentru sumele similare.

Explicații solicitate de către gestionarul de inventar

Comisia de inventariere solicită explicații scrise din partea persoanelor responsabile cu gestionarea inventarului, pentru urmărirea soluționării cererilor de despăgubire, a motivelor pentru excedentele sau deficitele identificate, a obsolescenței bunurilor, precum și a prejudiciilor cauzate de expirarea termenului de prescripție a cererii de despăgubire etc. În urma explicațiilor primite și a documentelor analizate, comisia de inventariere concluzionează cu privire la natura sau cauzele diferențelor și propune soluții pentru reconcilierea și regularizarea diferențelor dintre datele contabile și datele reale.

Impactul fiscal

Impactul asupra impozitului pe profit

Cheltuielile legate de lipsa din gestiunea stocurilor sau de stocurile învechite sau de activele fixe amortizabile, neatribuibile, nu sunt deductibile, cu excepția următoarelor situații:

• mijloace fixe amortizabile/imobile distruse din cauza calamităților naturale sau a altor cauze de forță majoră, în condițiile statutare reglementate de lege
• activele fixe amortizabile/active neasigurate
• activele amortizabile depreciate/imobilele fixe degradate calitativ, dacă se face dovada deprecierii. Această condiție se consideră îndeplinită atât în cazul în care distrugerea se realizează cu mijloace proprii, cât și în cazul în care stocurile sau activele fixe amortizabile sunt predate unor unități specializate.

Ajustarea dreptului de deducere a TVA

Mărfurile lipsă din gestiunea stocurilor nu sunt recunoscute ca livrare de mărfuri

În cazul în care activele lipsă sunt imputabile, sumele imputate nu reprezintă contravaloarea operațiunilor care intră în sfera de aplicare a TVA, indiferent dacă aceste active intră sau nu sub incidența ajustării fiscale obligatorii conform art. 304 din Codul fiscal. Imputarea se face la valoarea de înlocuire.

Sancțiuni în caz de nerespectare

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice, privind efectuarea inventarierii, aprobarea procedurilor contabile prevăzute de legislație, reprezintă contravenție și se sancționează cu amendă de la 400 Ron la 5.000 Ron.

Sancțiunile se aplică în cazul în care:

• numărătoarea stocurilor nu este efectuată
• lipsesc procedurile de inventariere
• decizia de inventariere nu este întocmită
• gestionarul de inventar nu depune declarația de inventariere
• nu sunt întocmite documentele aferente procesului de inventariere
• societatea refuză să confirme creanțele și datoriile.

Surse și bibliografie:

Ordinul ministrului finanțelor publice 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ, pasiv și capitaluri proprii

Legea contabilității 82/1991