Principalele proceduri pe care entitățile trebuie să le aibă în vedere la realizarea inventarului patrimoniului conform OMFP nr. 2.861/2009, sunt sintetizate mai jos.

Proceduri de inventariere

Imobilizări necorporale

În timpul efectuării inventarului, comisia de inventariere va solicita accesul la actele de proprietate sau la alte documente legale care atestă drepturile legale asupra brevetelor, licențelor, mărcilor comerciale și a altor active necorporale, pentru a dovedi existența fizică a activelor necorporale.

Active corporale

Teren - comitetul de inventariere ar trebui să obțină toate documentele justificative pentru a certifica proprietatea acestora.

Alte imobilizări corporale și investiții sunt puse în funcțiune integral sau parțial, dar nu sunt recunoscute ca imobilizări corporale în contabilitatea societății.

Atât în cazul imobilizărilor corporale, cât și al altor active provizionate pentru depreciere, listele de inventariere vor includ valoarea contabilă a acestora, mai puțin amortizarea și provizionul pentru depreciere la data inventarierii, pentru a fi comparată cu valoarea lor reală, determinată pe baza constatărilor faptice din timpul inventarierii fizice.

Imobilizări necorporale și corporale în curs de execuție

În timpul inventarierii imobilizărilor necorporale și corporale în curs de execuție, comisia de inventariere trebuie să numere materialele și echipamentele care urmează să fie asamblate și nu să integreze încă activele primite de la beneficiari. Listele de inventariere conțin denumirea fiecărui activ și valoarea aferentă determinată în funcție de stadiul de execuție și a notelor de recepție, precum și în funcție de volumul lucrărilor efectuate la data inventarierii. 

Investiții abandonate.

Investițiile care nu se mai execută, sunt suspendate sau abandonate, sunt evidențiate pe listele de inventariere separate, menționându-se cauzele suspendării sau abandonului, aprobarea suspendării sau abandonului și următoarele acțiuni propuse în legătură cu aceste lucrări.

Imobilizări corporale deținute în afara entității

Imobilizările corporale care, în timpul inventarierii, nu există în interiorul entității, cum ar fi navele, locomotivele, vagoanele, avioanele, vehiculele etc., pe termen lung, sau mașinile și echipamentele energetice, echipamentele de lucru, instalațiile, dispozitivele, instrumentele de măsură și control și mijloacele de transport trimise pentru a fi reparate în afara entității sunt numărate înainte ca acestea să iasă temporar din incinta entității. În caz contrar, aceste active ar trebui să fie confirmate în scris cu entitatea în care se află.

Stocuri

Inventarierea se face prin numărare, cântărire, măsurare sau tăiere în cuburi. Mărfurile păstrate în ambalajul lor original sunt deschise aleatoriu, iar această procedură va fi documentată în listele de inventariere respective.

Furnizorii de bunuri trebuie să efectueze numărarea bunurilor expediate, în timp ce entitățile beneficiare vor număra bunurile achiziționate care sunt furnizate, menționându-le în listele de inventariere separate.

Producția în curs de desfășurare ar trebui, de asemenea, să fie luată în considerare. Printre acestea se numără produsele care nu au trecut prin toate etapele de prelucrare impuse de procesul tehnologic de producție, precum și produsele care, deși au fost realizate, nu au recepția tehnică finală sau nu au fost complet realizate cu toate piesele și accesoriile lor.

Bunurile existente în cadrul entității și care aparțin altor entități (închiriate, în leasing, concesionate, în administrare, în custodie, primite pentru vânzare în consignație, pentru prelucrare etc.).

Acestea sunt numărate și evidențiate pe listele de inventariere separate, care conțin în principal informații despre primirea/livrarea lor.

Societățile de leasing au obligația de a solicita utilizatorilor să furnizeze liste de inventariere a bunurilor care fac obiectul contractelor de leasing.

Entitățile care dețin bunurile sunt obligate să efectueze inventarierea și să trimită listele de inventar pentru confirmare, precum și proprietarii acestor bunuri sunt obligați să solicite confirmarea pentru bunurile existente la terți. 

Bunuri depreciate, inutilizabile sau deteriorate, bunuri fără mișcare sau greu de vândut, comenzi în curs de execuție, abandonate sau suspendate, precum și creanțe și obligații incerte sau contestate, sunt numărate și enumerate pe fișele de inventariere distincte.

Creanțe și datorii de la/către terți

Existența creanțelor și a datoriilor de la/către terți se realizează prin procesul de confirmare prin utilizarea extraselor de cont de creanțe și de datorii, cunoscute sub denumirea de "Extras de cont" sau pur și simplu prin utilizarea notelor de reconciliere formalizate schimbate între părți. 

Numerar și echivalente de numerar

Numerarul la bănci sau la unitățile Trezoreriei Statului se numără prin compararea soldurilor înregistrate în evidențele contabile ale entității cu soldurile existente în extrasele de cont emise de instituțiile de credit și unitățile Trezoreriei Statului în ultima zi a exercițiului financiar sau în ultima zi bancară.

Numărarea numerarului de mărunțișuri se face prin reconcilierea soldurilor înregistrate în registrul de mărunțișuri cu soldurile monetare și contabile.

Titlurile pe termen scurt și pe termen lung sunt contabilizate pe baza documentelor care atestă deținerea acestora, cum ar fi registrul acționarilor, documentele care atestă dovada achiziționării lor sau acordarea cu titlu gratuit.

Timbrele poștale, timbrele fiscale, tichetele de călătorie, tichetele de masă, tichetele cadou etc. sunt prezentate pe listele de inventar la valoarea lor nominală.

Activele care nu au o substanță semnificativă, pasivele și capitalurile proprii sunt numărate pe baza situațiilor analitice distincte, iar soldurile acestora sunt verificate în raport cu soldurile conturilor sintetice corespunzătoare, care sunt înregistrate în "Registrul de inventar".